近年来，青岛市李沧公证处以“为人民服务、让群众满意”做好公证窗口服务工作为导向，推出公证档案电子化、“容缺受理”等便民措施，打通服务群众“最后一公里”。
纸质公证档案容易受到环境因素的影响，从而造成不同程度的损毁，高温、高湿、强光、有害气体都会使纸张发生氧化反应，使纸张变得易碎，字迹发生扩散、模糊的现象，寿命变短等。为了使公证档案的保管存放更加规范化，进一步规范公证档案的移交、管理和查阅工作，强化对公证档案的科学保管和有效利用，充分发挥公证档案的价值作用。2020年，李沧公证处开始对公证档案进行数字化采集录入，截至目前已完成自1981年至今的公证档案，公证档案共计3000余盒、25000余卷，并将纸质公证档案顺利移交给李沧区档案馆。
近日，李女士到李沧公证处查询上世纪九十年代在此办理的公证，因办理公证时间久远，她已记不清哪年办理的公证，也记不清公证书号及承办公证员。工作人员输入当事人的信息后，很快就查到李女士的电子公证档案。李女士直呼：“现在查询公证档案太快了，以前我们查询公证档案需要先申请，一点一点的给我们查阅纸质公证档案，有时候忘记年限当天还查不到，现在有了电子公证档案非常方便我们查阅”！这些扫描过的电子公证档案既给当事人节省了时间，也提高了工作人员的工作效率，使档案继续发挥便民服务效应。
“容缺受理”指的是在关键材料齐全，不影响询问笔录制作的情况下，部分次要的辅助性材料暂时缺失的，工作人员先予受理申请，由当事人在领取公证书时再补齐缺失材料，有力解决群众办证“来回跑”的问题。
“真的很感谢你们，要不我和姐姐还得再跑一趟回家拿材料，来回耽搁时间不说，还得再请假”。张女士的父母已去世，给张女士和其姐姐遗留了10万元的存款。近日，张女士和姐姐去银行取款时被告知需要先办理继承公证才能取款。随后，张女士和姐姐来到李沧公证处询问办理继承公证需要准备什么材料。在交谈过程中，公证员了解到张女士和姐姐不在一个区居住，平常工作很繁忙，请假不容易，虽然张女士的材料不齐全，但考虑到所有的继承人已到场，来一次不容易，公证员为张女士和姐姐启动“容缺受理”业务，先受理了张女士和姐姐的申请，对于可以通过大数据查询到的信息不需要张女士另行提供，无法查询到的信息则告知其需要到何部门开具材料，等领取公证书的时候一同提交，避免张女士再跑一趟取齐资料办理继承公证的繁琐。
不让群众多走一步路，让公证既有温度又有速度，这是李沧公证处对人民群众的服务承诺。
青岛财经日报/首页新闻 记者 蒋世龙 通讯员 王丽丽 尹兆鹏
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